保存場所を一つのデータベースだと考えると実態を見誤ります。現代のサービスでは複数のシステムが異なる目的でアドレスを扱うことがあります。重要なのは、誰が何のためにどれだけ長く必要とするかです。
中核システムはアカウントとの関連を保持する
メールがアカウントや注文の識別に使われる場合、プロフィール、認証状態、設定、履歴などと紐づくことがあります。
配信やサポートの仕組みに別のコピーがあることも
メール配信事業者、CRM、サポートツールが、領収書の送信や問い合わせ対応のためにアドレスを処理する場合があります。
ログやバックアップは削除時期が異なることがある
セキュリティ、詐欺対策、バックアップは本番アカウントと別の保持期間を持つことがあります。だからといって無期限保存が正当化されるわけではありません。
外から構成を推測するよりプライバシー情報を見る
利用者は内部DBを見られません。目的、委託先、保持期間、権利の説明を確認する方が実用的です。
メール保存は一つの箱ではなく、複数システムをまたぐデータのライフサイクルとして考えると分かりやすくなります。
短期間だけ使うアドレスが必要ですか？
長期的な関係が不要なサイトには、必要に応じてプライベートな一時受信箱を使えます。
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